El mercado de los festivales de música se ha ampliado mucho en los últimos años, siendo una referencia de éxito en el sector del ocio y la cultura. En esta entrada hablaremos de la organización de los festivales de música, abordando algunos de los aspectos básicos en unos eventos que pueden resultar complejos. Para organizar un festival de música es importante tener en cuenta algunos factores:
Presupuesto de los festivales de música
En primer lugar, hay que imponer un presupuesto. El dinero que se necesita gastar será la base de la mayoría de las decisiones que se tomen. Si no establece un presupuesto, es casi seguro que gastará más de lo debido. Lo importante es comprender cuánto dinero puede permitirse gastar. Hay 3 sencillos pasos a seguir al establecer el presupuesto para un evento.
- Calcula las entradas y salidas:
- Algunos eventos tienen financiación externa, como los patrocinadores.
- Estos ingresos en efectivo pueden cubrir los gastos incurridos en la organización del evento.
- Por lo tanto, antes de comenzar a gastar, asegúrese de que los ingresos sean suficientes para satisfacer sus necesidades organizativas.
- Crear categorías:
- Es útil dividir el presupuesto en varias categorías y decidir cuánto gastar en una determinada categoría (por ejemplo, categoría de alimentos, categoría de marketing).
- Crear subcategorías:
- Una vez dividido el presupuesto en las diferentes categorías y hay que crear subcategorías (ejemplo para la categoría de alimentos una subcategoría puede ser pan, patatas fritas, etc.).
La localización del evento
Es importante elegir el lugar del evento una vez decidido el presupuesto. Una de las elecciones clave será decidir si el lugar debe ser al aire libre o no. Tanto si se realiza al aire libre como en un local cerrado, esta decisión marcará mucho el festival, puesto que la ubicación y el lugar y/o local son una parte muy importante del concierto.
Festival al aire libre:
Los festivales al aire libre son fantásticos, pero puede haber varios problemas potenciales. Pasemos a ver algunas de las ventajas y desventajas de esta elección.
Los pros del festival al aire libre:
- Más espacio y la posibilidad de montar más de un escenario.
- Más espacio para los vendedores.
- Espacio de camping para los participantes, en caso de que el festival dure más de un día.
Los contras de un festival al aire libre:
- El mal tiempo puede jugar malas pasadas.
- Puede ser difícil encontrar y administrar el equipo para un festival al aire libre.
- Debes crear barreras y controlar los boletos para evitar intrusos.
- No habrá personal del lugar elegido para ayudarle (de ser un lugar cerrado, el propio local podría haber aportado su personal y equipo).
Festival en el interior:
Si tu festival se celebra en interiores, será más fácil tener todo preparado con más antelación, pues ya se cuenta con unas infraestructuras y una organización previa a disposición.
El personal del local está acostumbrado a los grandes conciertos y será más fácil administrar la seguridad.
Si el espacio es grande, también se incluirán el equipo, el personal en la entrada, los técnicos y mucho más.
Los pros de un festival en interiores:
- Puede utilizar las instalaciones y contactos domésticos de su elección.
- No hay riesgo debido al mal tiempo.
- La tecnología y el equipamiento probablemente estarán listos para usar.
Los contras de un festival de interior:
- El espacio es limitado.
- Será difícil montar más de un escenario.
- Menos espacio para los vendedores.
La documentación necesaria
Un factor esencial para iniciar la organización de un festival de música es la documentación necesaria para el evento. La razón es que puede variar mucho en función del tipo de evento, las entidades implicadas y el lugar en el que se celebrará. Aquí hay algunos ejemplos de documentación:
- Solicitud de licencia de espectáculo público en el municipio donde se celebrará el evento musical.
- Concesión de ocupación temporal del suelo público si el evento tiene lugar al aire libre o en lugares públicos o la concesión de las instalaciones cubiertas en las que se llevará a cabo el evento.
- Presentación al inspector de la certificación relativa al correcto montaje del escenario redactada por técnico habilitado y certificaciones relativas a la conformidad de las instalaciones eléctricas y de amplificación.
- Todos los eventos requieren una declaración o auto-certificación de la presencia de un servicio adecuado de primeros auxilios y cobertura de seguro.
- Si el evento musical tiene lugar al aire libre y en suelo público o privado con la posibilidad de superar los límites aplicables a las fuentes sonoras y se utilizan equipos de amplificación o difusión musical, es necesario presentar una solicitud de autorización de superación al municipio que acogerá el evento.
Asegúrese de tener estos documentos con suficiente antelación para evitar inconvenientes.
Algunas cosas siempre tendrán que ser discutidas y consideradas mucho antes del concierto.
La siguiente lista muestra algunos de los aspectos logísticos que tendrá que pensar para asegurarse de que todo funcione correctamente.
Asegúrese de:
- Reserve su asiento en una fecha adecuada para todos, incluidos los artistas.
- Establezca canales de marketing como páginas de eventos, invitaciones y carteles.
- Planifica la seguridad y el personal en la puerta para gestionar la venta de entradas durante el día.
- Siga el protocolo de salud y seguridad. La oficina puede ayudarlo, pero debe notificar a los artistas, al personal y a los participantes.
- Prepara los precios y las entradas, puede crear varias categorías de entradas y establecer la capacidad máxima para que no tenga que preocuparse por vender demasiadas entradas.
- Compruebe si hay límites de toque de queda o de licencia. Establezca una hora de finalización. Cree una lista de reproducción. Los artistas pueden verse tentados a exceder un límite, así que avísales que esto no será posible.
La promoción de los festivales
Además de las redes sociales, la promoción puede centrarse en una campaña fuera de línea, invirtiendo en carteles, que son la herramienta promocional más utilizada para organizar eventos musicales. Ser «recibido» en el lugar del evento por un banner que muestra la banda del momento, o el tema musical del evento, inmediatamente involucra al espectador.
Los carteles deben contener estas características, o al menos la mayor parte:
- Dónde tiene lugar el evento.
- Cuándo tiene lugar y a qué hora.
- Información sobre las entradas y la participación en el evento.
- Colaboradores y patrocinadores del evento.
- Socio de seguridad del evento, si procede.
- El logotipo y el patrocinio de las entidades que lo hicieron posible.
Al final del evento será necesario hacer algunas entrevistas, involucrar a los invitados y al público, para filmar y fotografiar. Una solución simple e inmediata a configurar son las paredes expositivas:
- Construir un espacio perfecto para las fotos oficiales en recuerdo del evento musical.
- Las paredes de exposición deben mostrar las marcas de las empresas que participaron o patrocinaron el evento, así como el nombre y el logotipo del evento, o su lema.
- La estructura de soporte modular y las lonas impresas y personalizadas hacen que el montaje de la pared sea realmente sencillo.